RoyalNet Portal Электронный документооборот

Сегодня ни одно предприятие, ни одна компания не может вести свою деятельность без документооборота. Какие бы суммы не проходили через ту или иную кассу, какие бы объемы работ не выполнялись, бухгалтерские, проектные, назначающие и другие документы, так или иначе, необходимы для ведения учета, отчетности и оценки рабочих показателей.
Документооборот в организации – это, пожалуй, самое неблагородное занятие, которым приходится заниматься кому-то из ее сотрудников. Если вы сталкивались с такого рода задачами, то вам должно быть хорошо известно, что работа эта непростая и утомительная. Делопроизводство и документооборот на предприятии иначе, кроме как бумажной волокитой и не назовешь.
До недавнего времени внести какие-либо изменения в эту область жизни компании не представлялось возможным. Зато сегодня, каждый может организовать на своей фирме, вне зависимости от ее масштабов, электронные системы управления документооборотом, которые значительно облегчат работу с бумагами и сэкономят драгоценное время. Решить все данные задачи можно помощью «Sharepoint документооборот (Workflow)».
Система Электронного Документооборота

Наше коробочное решение СЭД позволяет автоматизировать на платформе SharePoint документооборот и делопроизводство (любые документоориентированные процессы и workflow) и создавать системы управления документооборотом с возможностью использования функций совместной работы и взаимодействия SharePoint.

Наш Электронный документооборот интегрирован с инструментом графического моделирования бизнес-процессов Nintex Workflow, который позволяет создавать сложные интеграционные процессы в простой для использования графической среде.

Например, с использованием нашего решения СЭД можно быстро автоматизировать процессы предприятия:

- Управление договорами (договорной документооборот);
- Организационно-распорядительный документооборот (ОРД);
- Регистрация входящих и исходящих документов;
- Управление технической, конструкторской, проектной документацией;
- Управление заявками;
- Электронные архивы

в масштабах всей организации или отдельных групп и подразделений, оптимизировать процессы документооборота: создания, обработки, хранения и доставки документов любых форматов и типов.

Электронный Документооборот предоставляет общие принципы и механизмы:

- Возможность создания и настройки составных процессов документооборота;
- Определение параллельной или последовательной схемы обработки документов;
- Возможность делегирования задач;
- Функции управления документами: извлечение/возврат (check-out/check-in), - управление - версиями, восстановление после удаления, и т.д.;
- Создание документов по шаблонам. Автоматическое заполнение полей документов значениями атрибутов регистрационной карточки и данными из внешних источников;
- Определение направленных связей между документами;
- Полный аудит и история работы с документом;
- Возможность шифрования содержимого документов и подключение ЭЦП;
- Организация потокового сканирования для ввода документов в систему;
- Интеграция с внешними системами для обмена данными;
- Поиск документов по атрибутам и содержимому;
- Общая рабочая среда, возможность использования информационных и коммуникационных компонент SharePoint 2010 для взаимодействия участников процессов.

Документооборот — это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки и (или) направления в дело. Система автоматизации документооборота, система электронного документооборота (СЭДО) — автоматизированная многопользовательская система, сопровождающая процесс управления работой иерархической организации с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций.

При этом предполагается, что процесс управления опирается на человеко-читаемые документы, содержащие инструкции для сотрудников организации, необходимые к исполнению.

Основные принципы электронного документооборота:

* Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ.

* Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения

* Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса).

* Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.

* Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.

* Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов

Для чего необходим SharePoint?

SharePoint была разработана компанией Microsoft и позволяет интегрироваться с хорошо вам знакомым программным пакетом Microsoft Office 2010.

Использование SharePoint будет особенно эффективно на крупных предприятиях. С помощью данной платформы вы сможете управлять информацией на расстоянии. Теперь не будет надобности тратить время на посещение цехов, офисов, бухгалтерий, если вам потребуется глянуть какой-то документ. Достаточно будешь лишь открыть общую систему управления документооборотом, чтобы получить доступ к необходимой вам бумаге, хранящейся там в электронном виде. Не правда ли, очень удобно когда в вашей компании налажена автоматизация документооборота?

Организация делопроизводства с помощью SharePoint помимо доступа к различным документам позволяет также выполнять публикацию контента, управлять записями, вести бизнес-аналитику. При необходимости, может быть выполнен поиск людей, документов и так далее.

Преимущества Документооборота SharePoint

1. SharePoint использует рабочие принципы, которые хорошо знакомы пользователям.

Иными словами SharePoint имеет интеграцию как с приложениями для Windows, так и с бразуерами. Благодаря этому работа пользователя становится достаточно удобной и эффективной, что положительно сказывается на пользе рабочего процесса и потраченного времени.

2. Внедрение электронного документооборота позволяет ускорить решение задач, что положительно сказывается на производительности.

Программа автоматизации документооборота позволяет значительно ускорить выполнение таких процессов на производстве, как рецензирование, согласование, подписание или утверждение документов. Приложение имеет интеграцию с офисными приложениями, что позволяет рассматривать документы любого формата.

3. Электронный документооборот в организации делает возможным эффективно управлять информационным наполнением.

Любой сотрудник компании, которому открыт доступ в системы автоматизации делопроизводства и документооборота, получает возможность создавать необходимые ему документы, отправлять их на утверждение вышестоящим лицам, выполнять плановое развертывание, как в локальной, так и в глобальных сетях.

4. Организация делопроизводства позволяет создать доступ определенному кругу лиц к конкретной информации.

SharePoint имеет функции, благодаря которым можно создать порталы, чтобы в дальнейшем использовать их для анализа деловой информации и ее обработке.

Функциональные возможности нашего решения:

Система автоматизирует следующие процессы делопроизводства и документооборота:

Регистрация входящих документов
Подготовка и регистрация исходящих документов
Согласование и регистрация приказов и распоряжений
Контроль поручений по документам
Регистрация протоколов совещаний
Подготовка и регистрация служебных и объяснительных записок
Согласование договоров
При этом система базируется на архитектуре SharePoint 2010, позволяющей:

Изменять и создавать новые процессы обработки документов
Создавать жесткие и гибкие маршруты движения документов
Существенно изменять функционал системы, не прибегая к программированию
Позиционирование системы

Система Workflow является решением, содержащим базовый набор функциональных возможностей и процессов, необходимых для организации электронного делопроизводства и документооборота.

Также наша компания осуществляет услуги по внедрению системы документооборота, ее настройку и доработку в соответствии с вашими требованиями.

Отличительные особенности системы

Автоматизация документооборота в территориально-распределенных компаниях и холдингах:

Возможность настройки различных процессов документооборота в компаниях холдинга
Модули СЭД различных компаний тесно интегрируются в рамках единой системы
Типовые процессы движения документов учитывают холдинговую структуру
Функционирование в гибкой среде

Функционал, позволяющий решению функционировать в ситуации изменения структуры компании и штатного расписания
Динамическая система заместителей
Возможность изменения маршрута документа «на лету»
Высокое быстродействие и масштабирование

Функционирование на типовом сервере позволяет проводить несколько тысяч документов в день
При подключении дополнительного оборудования производительность возрастает на 3000 документов в день
Гибкость, открытость и расширяемость

Возможности изменения процессов обработки документов для соответствия потребностям бизнеса
Расширяемость системы благодаря открытой архитектуре и возможностям SharePoint

Внедрение SharePoint

Если вас заинтересовал SharePoint и вы желаете внедрить на своем предприятии систему электронного документооборота СЭД, мы можем вам в этом помочь.

Автоматизация делопроизводства на предприятии – это основная специализация нашей компании. На сегодняшний день на нашем счету числится немало компаний, документооборот которых осуществляется в электронном виде приложением SharePoint.

Мы создадим на вашем предприятии электронный документооборот, который будет вашим верным помощником в рабочем процессе. Если вы хотите, чтобы бумажной волокиты стало меньше, компания работала более эффективно, прибыль от ее работы была более высокой – звоните нам. Мы поможем воплотить эти мечты в жизнь! Свяжитесь с консультантом по тел: (495) 918-1010, наши технические специалисты подготовят и проведут для вас презентацию, что поможет наиболее точно понять возможности интеграции продукта для нужд вашей компании.