Хранение документов бухгалтерского учёта: правила, порядок, номенклатура

Бухгалтерские документы — это одни из важнейших типов документации, образующихся в процессе операционной деятельности любой компании. А хранение бухгалтерских документов - важная задача для организации, независимо от сферы её деятельности.

Каждая организация ведёт отчетно-учётную документацию, и без правильного хранения первичных бухгалтерских документов, ни одна компания не сможет эффективно функционировать и соблюдать действующее законодательство РФ.

И, конечно, в какой-то момент любая организация сталкивается с вопросом: кто будет заниматься организацией хранения учётных документов. Чаще всего ответственность за эту задачу несёт кто-то из специалистов бухгалтерии. Но действительно ли такое решение является оптимальным и наиболее эффективным? Ведь основная ответственность за надлежащее хранение и уничтожение бухгалтерских документов лежит на руководителе компании. А любое нарушение может привести к административной, или даже уголовной ответственности.

Одно из самых распространённых нарушений это несоблюдение порядка и сроков хранения бухгалтерских документов. Не просто так бухгалтеров волнуют именно эти вопросы, ведь годы идут, а в компании накапливается все больше и больше документации. А правила хранения бухгалтерских документов могут меняться, по многим вопросам законодательство неоднозначно и требует знания не только основных-нормативно правовых актов, но и всех нюансов соблюдения законодательства.

Также хранение документов в бухгалтерии всегда сопряжено с необходимостью обеспечить нормативное и длительное хранение большого объёма бумажной документации. И некоторые компании решают эту проблему путём создания собственной архивной службы, которая обеспечивает как хранение первичных бухгалтерских документов, так другой документации.

Но такое решение требует привлечения дополнительных штатных сотрудников и больших офисных площадей, что, в свою очередь, несёт дополнительные издержки. Альтернативой внутренней архивной службе – является привлечение для хранения первичных документов компаний, специализирующихся на внеофисном хранении документов. Эксперты таких компаний разбираются как в архивном, так и в бухгалтерском законодательстве, чётко знают порядок и сроки хранения документов.

Таким образом, если, например, сейчас перед вами стоит задача по определению сроков хранения бухгалтерских документов 2014 года, то вы смело можете освободить внутренний персонал компании от непрофильной нагрузки, и переложить эту обязанность на компанию-аутсорсера. Таким образом вы точно будете знать, какие документы ещё подлежат хранению и могут быть переданы на внеофисное хранение, а какие документы подлежат уничтожению.